Regulamin Certyfikatu Zielone Biuro

I. Instytucja i organy przyznające Certyfikat Zielone Biuro

Instytucją przyznającą Certyfikat Zielone Biuro (Certyfikat) jest Fundacja Partnerstwo dla Środowiska (FPdŚ).
Decyzję o przyznaniu Certyfikatu podejmuje Komisja Certyfikacyjna FPdS (Komisja), będąca ciałem wewnętrznym FPdŚ. Komisja pracuje pod nadzorem zewnętrznego ciała doradczego - niezależnej Kapituły Certyfikatu Zielone Biuro (Kapituła).
Komisja Certyfikatu Zielone Biuro składa się z 3-5 pracowników FPdS. Przewodniczącą lub przewodniczącego Komisji (osobę kierującą jej pracami), oraz jej członków powołuje i odwołuje Zarząd FPdŚ.
Kapituła Certyfikatu Zielone Biuro składa się z 3-5 przedstawicieli firm, instytucji i organizacji związanych z rozwojem Programu Zielone Biuro” Członków Kapituły proponuje i zatwierdza Zarząd FPdŚ.

II. Zasady i koszty przyznawania Certyfikatu Zielone Biuro

A. Procedura

Zainteresowana uzyskaniem Certyfikatu organizacja kontaktuje się z Koordynatorem Lokalnym (Lista Koordynatorów Lokalnych znajduje się na stronach: www.czystybiznes.pl/kontakty.html, www.greenways.pl, www.ekoszkola.pl). Organizacja podpisuje deklarację przystąpienia do Projektu „Aktywna Edukacja Ekologiczna na Zielonych Szlakach – Greenways” i przekazuje ją Koordynatorowi lub bezpośrednio przesyła do Sekretariatu FPdŚ Certyfikatu Zielone Biuro (Sekretariat).
W organizacji powoływany jest pełnomocnik lub zespół ds. uzyskania Certyfikatu.
Organizacja poddaje się wstępnemu audytowi środowiskowemu**, który przeprowadza upoważniony przez FPdŚ specjalista (audytor). Audytor przygotowuje dla organizacji raport ze wstępnego audytu środowiskowego z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi działań, które organizacja musi podjąć, aby spełnić kryteria Certyfikatu. Koordynator pomaga organizacji w sformułowaniu Polityki Środowiskowej, przeprowadza również szkolenie nt. użytkowania Kalkulatora CO₂. Audyt wstępny może być jednocześnie audytem certyfikującym, jeśli organizacja spełnia warunkowo lub bezwarunkowo kryteria Certyfikatu, o czym decyduje audytor.
Organizacja przygotowująca się do audytu certyfikującego może korzystać z usług świadczonych przez Centrum Informacji Ekologicznej oraz seminariów i szkoleń.
Po wypełnieniu rekomendacji audytora zawartych we wstępnym audycie środowiskowym organizacja składa do Sekretariatu wniosek o przeprowadzenie audytu certyfikującego.
Audytor przeprowadza audyt certyfikujący w organizacji i na tej podstawie przygotowuje raport, który przesyła poprzez e-mail do organizacji i Sekretariatu. Organizacja w dwóch kopiach drukuje i podpisuje formularz, odsyłając do instytucji reprezentującej audytora. Podpisany przez audytora i organizację raport zostaje przesłany do Sekretariatu.
Po otrzymaniu podpisanego oryginału przesłanego do Sekretariatu, Specjalista Programu Czysty Biznes ustala termin posiedzenia Komisji.
Do 5 dni roboczych przed posiedzeniem Komisji, zeskanowana kopia oryginału formularza audytu przeprowadzonego w biurze organizacji rekomendowanym przez audytorów do rozpatrzenia, jest przesyłana przez Sekretariat Kapitule do wglądu. Kapituła może zgłosić swoje uwagi i sugestie dot. informacji zawartych w formularzu do Sekretariatu do dnia poprzedzającego posiedzenie Komisji. Zostają one przedstawione na posiedzeniu Komisji. Ewentualne pytania zostają wyjaśnione przez Sekretariat, który kontaktuje się bezpośrednio z firmą lub audytorami.
Komisja zapoznaje się z formularzem audytu, który zostaje jej dostarczony przez Sekretariat do 5 dni roboczych przed posiedzeniem. Na posiedzeniu Komisja decyduje o warunkowym albo bezwarunkowym przyznaniu Certyfikatu biurze organizacji i sporządza protokół, który przesyła Kapitule do wglądu.
Członkowie Kapituły i Komisji mają możliwość uzyskania wszelkich informacji dotyczących organizacji rekomendowanej przez audytora do rozpatrzenia przyznania Certyfikatu. Za dostarczenie informacji odpowiedzialny jest Sekretariat.
Komisja pracuje w trybie ciągłym (jest zwoływana przez Specjalistę Programu Czysty Biznes przynajmniej raz w miesiącu).
Certyfikat jest nadawany w postaci dyplomu, dodatkowo 1-2 razy do roku odbywa się uroczyste wręczenie Certyfikatów (podczas Dorocznego Spotkania Klubów Czysty Biznes lub podczas innego uroczystego spotkania organizowanego przez FPdS).
Certyfikat przyznawany jest na 2 lata. Po tym czasie organizacja powinna ponownie poddać się audytowi certyfikującemu.
Decyzje Komisji są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.
O decyzji Komisji organizacja zostaje powiadomiona przez Sekretariat.

B. Koszty

Koszt audytu „Zielone Biuro” dla organizacji wynosi (500–5000 zł netto + 22 % VAT).
Od stycznia 2009 r. do marca 2011 r. organizacje mogą skorzystać z certyfikacji w ramach projektu PL0350 „Aktywna edukacja ekologiczna na Zielonych Szlakach Greenways”, realizowanego przez Fundację Partnerstwo dla Środowiska. W ramach projektu FPdS pokrywa koszt certyfikacji 450 organizacji (certyfikaty: Zielone Biuro, Czysta Turystyka, Przyjazny Rowerom, Lokalne Centra Aktywności Ekologicznej/Zielona Flaga) zlokalizowanych na Zielonych Szlakach Greenways (mapa szlaków znajduje się na stronach: www.greenways.pl). O zakwalifikowaniu organizacji do udziału w projekcie decyduje stopień zaawansowania we wdrażaniu rozwiązań środowiskowych oraz kolejność zgłoszeń.

III. Korzyści dla organizacji związane z posiadaniem Certyfikatu „Zielone Biuro”

Organizacje, które otrzymają Certyfikat „Zielone Biuro” mogą posługiwać się logiem”Zielone Biuro” w swoich materiałach informacyjnych i promocyjnych (obowiązuje Regulamin Posługiwania się Znakiem Towarowym Zielone Biuro (ZB)).
Każda organizacja, która pomyślnie przejdzie proces certyfikacji otrzymuje dyplom potwierdzający spełnianie kryteriów Certyfikatu „Zielone Biuro”.
FPdS promuje certyfikowane organizacje na swoich stronach internetowych, w mediach, itp.